Az állást kínáló munkáltatók több jogalapra is támaszkodhatnak, amikor az állást kereső magánszemélyek adatait kezelik a munkaerő-felvétel folyamatában.

Mikor kérhető adat a magánszemélytől?

Egy személyes adat csak akkor kezelhető, ha az adatkezelésnek van legalább egy olyan jogalapja, amely az Általános Adatvédelmi Rendelet 6. cikk (1) bekezdésében nevesítve van. Munkaviszonyban az egyenlőtlen helyzet miatt nem lehetséges a hozzájárulás kérése, de a pályázási szakaszban még kérhető hozzájárulás a személyes adatok kezeléséhez.

A jogos érdek jogalap is elfogadható az adatkezelés jogalapjaként, de ezt nem igazán alkalmazzák a gyakorlatban. Gyakran alkalmazott megoldás a szerződés teljesítése jogalap, amely akkor alkalmazható, amikor az egyik szerződő fél érintett, vagy a szerződés megkötését megelőző lépésekhez már szükséges. Mindkét jogalap megfelelő, de az érintettet a jogairól tájékoztatni kell.

Meddig kezelhető az adat?

A személyes adatok addig kezelhetők, amíg az adatkezelési cél fennáll. A toborzás célja az, hogy az ideális munkatárs kiválasztásra kerüljön a jelöltek közül. A kiválasztás után a többi jelölt személyes adatait tartalmazó anyagokat meg kell semmisíteni, vagy vissza kell küldeni, ugyanis az adatkezelési cél már nem bizonyítható. Ha a pályázó kéri, további egy évig megőrizhetőek a pályázati anyagok.

Munkaerő-felvétel során felmerülő jogvita

A munkerő-felvétel folyamatában jogvita is előfordulhat. Amennyiben a pályázó arra hivatkozik, hogy a jelentkezését a joggal való visszaélés tilalmába vagy a diszkrimináció tilalmába ütköző módon utasították el, kezelni kell a személyes adatokat a továbbiakban is. Ilyenkor a munkáltatónak a munkajogi vagy esélyegyenlőségi igényérvényesítés határideje alatt kell adatot kezelnie. Azonban nem aktív kezeléssel kell tennie, hanem csak az adatok irattárban, elektronikus hálózaton történő kezelésével.

Milyen adatok kérhetők be a munkaerő-felvétel címén?

Az adatkezelés céljának megvalósulásához szükséges adatok kérhetők be:

  • név, lakóhely, elérhetőség
  • képzettség, végzettség adatai

Nem kérhető be okiratmásolat, fénykép.

Erkölcsi bizonyítvány

Hatósági erkölcsi bizonyítvány is bekérhető (pl. a közszférában vagy a munkáltató jogos érdeke által indokoltan).

Az erkölcsi bizonyítvány csak megtekinthető, de nem másolható. Amennyiben jogszabály nem írja elő a büntetlen előéletet, mint feltétel, akkor komoly érdekmérlegelés alapján lehet csak kérni a bizonyítványt. Nem elegendő ok például, ha

  • hozzáfér a dolgozó üzleti titkokhoz, bizalmas információkhoz
  • a dolgozó jelentős értékű eszközökkel dolgozik.

Adatkezelési tájékoztató

Az adatok megszerzésének időpontjában adatkezelési tájékoztatást kell nyújtani a jelentkezőnek. Ha ez nem megoldható, akkor utólag kell tájékoztatni az érintettet a személyes adatok kezeléséről.

Célszerű a munkáltató honlapján adatkezelési tájékoztatót elhelyezni, amely a létszámgazdálkodással kapcsolatos eseteket is tartalmazza.