A precíz és pontos könyvelés, adózás mellett a hatóságokkal történő kapcsolattartás is sarkalatos pontja egy vállalkozás adminisztrációjának. A kapcsolattartási terület jelentőségét azok a komoly jogkövetkezmények adják, amelyek a határidők be nem tartásához, egyes bejelentések meg nem tételéhez, vagy az iratok át nem vételéhez kapcsolódhatnak. A cikkben az írásos kapcsolattartás egyes eseteit tekintjük át, a hatóság oldaláról történő, adózáshoz kötődő kapcsolattartás egyes formáit.

Postai kapcsolattartás

A jogszabályok semmilyen különös postázási módot nem írnak elő az adózáshoz kapcsolódó iratok, bevallások küldéséhez, azonban erősen ajánlott, hogy a bizonyíthatóság érdekében ajánlott vagy tértivevényes formában küldjék azt, és a hatóságok élnek is ezzel. A postázás helyett személyesen is átadhatja az adózási iratot a hatóság, ebben az esetben a hatóságnál maradó példányon feltüntetik az átadás körülményeit, vagy hivatalos feljegyzést készítenek az átadásról.

A kézbesítési meghatalmazott

Előfordulhat, hogy egy vállalkozásnak nincs országunkban székhelye, címe, és nem nevezett meg képviselőt sem. Ebben az esetben kézbesítési meghatalmazottat kell kijelölnie, akinek az lesz a feladata, hogy a könyveléshez, adózáshoz kapcsolódó, vagy egyéb hatósági iratokat, döntéseket átvegye és továbbítsa a vállalkozás részére. A kézbesítési meghatalmazottal közölt döntés a 15. napon az ügyféllel is közöltnek tekintendő.

Hirdetmények

A hirdetményi úton történő kapcsolattartás csak egyes esetekben rendelhető el, néhány példa:

  • ha az adózási ügyben érintett ügyfél címe, székhelye ismeretlen
  • ha nem ismert a jogutódja
  • ha nincs kézbesítési meghatalmazottja
  • ha egyéb módokon akadályba ütközik a közlés
  • ha egyéb módon már előre eredménytelennek látszik a közlés.

Hirdetményi kapcsolattartás például egy hatóság vagy egy önkormányzat hirdetőtáblájára kifüggesztett közlés.

Adózás – Kézbesítési ügygondnok

A könyvelés, adózás területén születhet olyan hatósági döntés, amely adózási kötelezettséget állapít meg a vállalkozás részére, vagy valamilyen jogát korlátozza, elvonja. Ilyenkor a hatóság kézbesítési ügygondnokot is kirendelhet, ha a hirdetményi utat nem találja megfelelőnek. Kézbesítési ügygondnok bárki lehet, ő gondoskodik az ügyfél felkutatásáról és az adózási irat kézbesítéséről. Amennyiben sikertelennek jelenti feladatát, kézbesítettnek kell a döntést tekinteni, maximum 15 napon belül.

Elektronikus kapcsolattartás

A telefaxos a vagy minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentum révén küldött adózási irat az elektronikus írásbeli kapcsolattartás két eszköze.

A minősített elektronikus aláírás nem egyszerűen egy kézzel írt, majd beszkennelt aláírást jelent, hanem egy kriptográfiai kódolási eljárást. Létrehozásához aláírás-létrehozó adatra van szükség.

Három fajtája van:

  • minősített elektronikus aláírás
  • fokozott biztonságú aláírás
  • fokozott biztonságúnak nem minősülő aláírás.

Ha egy minősített aláírást közjegyző, bíróság vagy más közokirat kiállítására jogosult fél készített, akkor az közokiratnak tekintendő – amennyiben a közokiratra vonatkozó követelmények teljesülnek. A fokozott biztonságú aláírás is kriptográfiai megoldást jelent, de biztonsági szintje alacsonyabb a minősített aláírásénál.