A bizonylatok megőrzése, rendszerezése minden gazdálkodó érdeke. A bizonylatokat, könyveket, nyilvántartásokat, terveket, szerződéseket, levelezéseket, nyilatkozatokat, jegyzőkönyveket, határozatokat, számlákat, kivonatokat, igazolásokat, tanúsítványokat, közokiratokat, magánokiratokat úgy kell megőrizni, hogy azokból az adó alapja, összege megállapítható és ellenőrizhető legyen.

Bejegyzésünkben néhány speciális szabályt gyűjtöttünk össze.

Bizonylatok tárolása elektronikusan vagy külföldön

Ha nyilvántartásokat, bizonylatokat, könyveket online hozzáférést is biztosítva, elektronikusan őrzi meg a cég, akkor ezt be kell jelentenie a NAV részére. Ha a NAV egy ellenőrzés alkalmával kéri, akkor hozzáférést kell adni a számára, amely elektronikus letöltési lehetőséget is jelent.

A cég akár külföldön is végeztetheti a könyvelését, és így akár ott is őrizheti a bizonylatokat, de ettől függetlenül ugyanúgy 3 napon belül a NAV részére át kell adni azokat, ha kéri.

Nem kell feltétlenül a vállalkozásnak saját magának megoldania a bizonylatok megőrzését, rendszerezését, megbízhatja azzal ellenérték fejében a könyvelőjét, vagy más céget is.

Elektronikusan kiállított bizonylatok

Az ún. Archiválási rendelet (114/2007. GKM rendelet) határozza meg, hogyan kell az elektronikus formában kiállított bizonylatokat megőrizni. Az alkalmazott megőrzési módszernek biztosítania kell, hogy előállítható legyen késedelem nélkül az összes adat, folyamatosan leolvashatóak legyenek a bizonylatok, és kizárható legyen az utólagos módosítás.

Amennyiben egy új könyvelési programot állít be a vállalkozás, akkor érdemes a régi működőképességének fenntartását biztosítani addig, míg a régiben keletkezett bizonylatok megőrzési ideje le nem jár. Ha leállítja a régi programot és valamilyen adathordozóra menti a bizonylatokat, akkor azokat mindenképp az Archiválási rendeletnek megfelelően kell megőrizni, vagy elektronikus aláírással ellátva.

10 év megőrzés egyes bizonylatoknál

A távolról is nyújtható szolgáltatásokat nyújtó adózóknál 10 év megőrzési időt határoz meg az Art. A teljesítési időpontot magában foglaló év utolsó napjától számított 10 évig kell megőrizni a távolról is nyújtható szolgáltatások bizonylatait.

Egy korábbi cikkben a bizonylatok megőrzésének általános szabályait tekintettük át:

A bizonylatok megőrzéséről a törvényi szabályok szerint minden adózónak kötelessége gondoskodni. A megőrzési idő tekintetében az általános 5 év mellett 8 év vonatkozik a számviteli bizonylatokra, de vannak, amelyeket sosem lehet selejtezni. De ki őrzi a bizonylatokat, ha megszűnik a cég?

Hol kell tárolni a bizonylatokat?

Ha nem az adózó székhelyén tárolják a bizonylatokat, akkor be kell jelenteni a NAV-hoz a tárolás helyét. Ha elektronikusan őrzik meg azokat, akkor ezt is jelezni kell az adóhatóság felé. Amennyiben adóellenőrzés miatt be kell mutatni a bizonylatokat, akkor három munkanapon belül kell azokat prezentálni.

Megőrzési idő

A bizonylatokat addig kell megőrizni, míg el nem évül az adó megállapításához való jog. Ez az időszak 5 évet jelent, amelyet annak az évnek az utolsó napjától kell számítani, amelyben a bevallást el kellett (volna) készíteni. Halasztott adó esetében a halasztott adó esedékességi évének utolsó napjától kell számítani az 5 évet.

Munkáltatói adómegállapítás bizonylatai

A munkáltató által megállapított adóelőleg bizonylatait is 5 évig kell megőrizni. Ha munkáltatói adómegállapítással történik a dolgozó adójának kiszámítása, akkor egy esetleges adóellenőrzés a munkáltatónál fog történni.

Ha megszűnik a vállalkozás

Ha jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet megszűnik, akkor megszűnik az adókötelezettsége is. Ebben az esetben is ellenőrizheti az adóhatóság az elévülési időn belül az adózót, tehát a cég a megszűnése esetén sem mentesül a megőrzési kötelezettség alól. Ha jogutódlással szűnik meg a vállalkozás, akkor a jogutód kötelezettsége, hogy őrizze a megszűnt jogi személy bizonylatait.

Amennyiben nincs jogutód, akkor a felszámoló vagy a végelszámoló feladata, hogy ezeket a bizonylatokat megfelelően tárolja.

Számviteli bizonylatok

A számviteli bizonylatoknál a megőrzési idő 5 helyett 8 év. Ide tartoznak azok az okmányok, amelyek egy gazdasági esemény számviteli elszámolását támasztják alá. Készítheti, kiállíthatja:

  • a gazdálkodó
  • a gazdálkodóval kapcsolatban álló vállalkozás, magánszemély.

Az üzleti beszámolót, üzleti jelentést, leltárt, főkönyvi kivonatot, naplófőkönyvet, analitikus és részletező nyilvántartásokat is 8 évig kell megőrizni. A megőrzésnél fontos szempont még, hogy a könyvelés feljegyzéseinek hivatkozása alapján visszakereshetőek legyenek a bizonylatok.

Meg kell őrizni a rontott példányokat is, de csak a szigorú számadású bizonylatok esetében. Az olvashatóságot, az adatok időtállóságát is biztosítani kell

…és amit sosem lehet kidobni

Azokat a bizonylatokat, amelyek a szolgálati idő megállapításához, a nyugdíj kiszámításához szükségesek, nem szabad selejtezni. Ilyenek egyes bér- vagy munkaügyi nyilvántartások.