Csak az nem hibázik, aki nem dolgozik… szokták mondani. Vannak olyan hibák azonban, amelyek – különösen ismétlődés esetén – komoly bírságokat vagy más jogkövetkezményeket vonhatnak magukkal.  A könyvelő megtesz mindent, ami az ő felelősségi körén belül esik, de a vállalkozások képviselőinek is figyelniük kell néhány fontos dologra számlázáskor, vagy épp a másik oldalon, a bizonylatok és a számlák átvételekor.

Bizonylatok, számlák – tudnivalók, hogyan kell átvenni

  1. Az első, amit meg kell nézni egy bizonylaton, az az elnevezés. Sokszor csak díjbekérő vagy pro forma számlát tartanak a kezükben, amit legtöbbször postán, faxon küldenek, sokszor valóban megtévesztő szándékkal. Ezekre nem kell fizetnünk, a megrendelés egyszerűen nem jön létre, ha nem teljesül a fizetés.
  2. Soha ne dobják ki a kapott számlát a szemétbe. Lehet, hogy valamiért nem felel meg, vagy nem értenek egyet a fizetési kötelezettséggel – például nem is vették igénybe a szolgáltatást – de annak, aki kibocsátotta, adóznia kell utána, tehát várja a bevételt is. Ha nem teljesítik a fizetést, és a számlázó követeli az összeget, könnyen állíthatja majd, hogy Önök a számlát átvették és nem jelezték, hogy bármilyen kifogásuk lenne.
  3. A bizonylatokat, számlákat a gazdasági esemény megtörténtekor ki kell állítani, de legkésőbb az attól számított 15 napon belül. Ha készpénzben vagy azt helyettesítő fizetési eszközzel egyenlítjük ki az összeget, akkor azonnal ki kell állítani a bizonylatot is.
  4. Mindig nézzék meg, hogy adataik jól vannak-e feltüntetve. Bármilyen elírás esetén egy kísérőlevéllel küldjék vissza a számlát a kibocsátójának, és kérjék, hogy küldjön újat, helyesen kitöltve. Ne fogadják be a hibás számlát akkor se, ha csak a címüket írták el, a NAV megbüntetheti a hibás számla áfatartalmának jogtalan visszaigénylése miatt a vállalkozást. Ha hibásnak találják a bizonylatot, és a kiállítója nem hajlandó javítani, mindenképp írásban kell azt jelezniük az adott intézmény, vállalkozás vezetőjének.
  5. Ha ellenőrzéskor a NAV feltételezi, hogy valós események nélküli bizonylatokra talált, egészen biztos, hogy kapcsolt ellenőrzést fog lefolytatni a másik fél vagy felek vállalkozásában  is.
  6. A bizonylatok, számlák készülhetnek idegen nyelven is, így is befogadhatják a könyvelésükbe, de tudniuk kell, hogy azok az adatok, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a pontos könyveléshez szükségesek, magyar nyelven is kell, hogy szerepeljenek rajta.
  7. Ha átadják könyvelő irodájuknak feldolgozásra az okmányokat, számlákat, bizonylatokat, vegyék figyelembe, hogy azok helyességét csak és kizárólag számszaki és formai szempontból ellenőrzi a könyvelő, tartalmi ellenőrzést nem végez, ugyanis egyszerűen nem rendelkezik tartalmi ellenőrzési joggal. A bizonylatok tartalmi megfelelősségéért, hitelességéért mindig a vállalkozás felel.