A Munka törvénykönyvében megfogalmazott egyenlő bánásmód és az önkéntes pénztárakról szóló törvényben írtak miatt fontos, hogy a cafeteria rendszerről szabályzat készüljön minden vállalkozásnál. Mit kell tartalmaznia egy ilyen szabályzatnak?

  1. A szabályzat bevezetőjének tartalma: mi a szabályzat célja, miért alakították ki a vállalkozásnál a cafeteria rendszert.
  2. Ki kell térni arra, hogy milyen elvek alapján határozzák meg az igénybevétel lehetőségeit, lehet utalni a szevezeti-működési szabályzatra, munkakörökre, munkában eltöltött időre, de akár életkorra is. Munkateljesítménytől semmiképp nem függhet a cafeteria juttatás, vagy annak nagysága!
  3. Le kell fektetni a keretösszeget, azt az egyéni keretet, amelyen belül a munkavállaló kiválaszthatja a juttatásokat.
  4. Az aktuális jogszabályban szereplő költségszorzók feltüntetése hasznos a munkavállalók számára, mert látják azt is, hogy mekkora elkölthető nettó jövedelmet szereznek a csomaggal, és azt is, hogy mennyivel kevesebb költséget jelent a cafeteria elemek igénybevétele, mint a munkabérként fizetett jövedelem.
  5. Ki kell térni arra is, ha esetleg valamelyik elemet csak korlátokkal lehet választani, mint például a beiskolázási támogatás.
  6. Az egyes elemek bemutatása során az adott elem maximálisan választható összegét is meg kell ismertetni a dolgozókkal.
  7. Fel kell sorolni a kitöltendő nyilatkozatokat, amelyeket a szabályzat mellékletében célszerű teljes terjedelmükben is feltüntetni.
  8. Évközbeni módosítás lehetőségéről vagy annak kizárásáról is említést kell tenni.

A cafeteria rendszer lehetőségei

A cafeteria juttatásokat fő szabály szerint igénybe veheti a vállalkozás minden munkavállalója, vagyis azok, akik bérjuttatást kapnak a cégnél. Kiterjeszthető a kör a munkavállaló közeli hozzátartozóira is, illetve a társas vállalkozások esetében a személyesen közreműködő tagokra is. A juttatásokhoz történő hozzáférés korlátozható is, meg lehet határozni, hogy mikortól jogosult valaki a cafeteriára (pl. próbaidő után),  vagy hogy az év közben belépő dolgozók csak időarányosa részesülnek a juttatási keretösszegből. Kizárhatóak bizonyos munkakörök is a cafeteria-jogosultak köréből.  A részmunkaidős munkavállalók részére lehet arányosan csökkentett, de lehet teljes összegű is a cafeteria.

Többnyire a három hónapnál hosszabb betegség vagy távollét a jogosultság szüneteltetését hozza.

A szabályzat a törvényi követelmények mellett hasznos eszköz is, mert  kiváló eszköze annak, hogy a cég valamennyi dolgozójával megismertesse a béren kívüli juttatások rendszerét, és a szabályait betartassa a dolgozókkal.