A koronavírus miatti helyzetben azoknál a cégeknél is felmerül az elektronikus számlázás lehetősége, akik eddig nem kívántak ilyen irányban újítani.

Több cégnél már az elmúlt években is megfogalmazódott az igény a környezetbarát, helytakarékos, költségkímélő, gyorsabb elektronikus számlázási megoldások iránt. A home office időszakában, az egészségvédelmet is szem előtt tartva, ez a számlázási megoldás most újabb előnyökkel jár, ezért az érdeklődés is megnőtt irányában.

Hogyan térjen át az elektronikus számlázás gyakorlatára?

Érdemes tisztában lenni azzal, hogy az elektronikus számlázásnak és a számlák megőrzésének szigorú szabályai vannak. A nem szabálykövető magatartás ÁFA-bírságot vonhat maga után. Bírságot kaphatnak akár a számlát befogadó üzleti partnerek is, illetve a NAV mulasztási bírságot is kiszabhat.

Milyen számla az elektronikus számla?

Minden számla elektronikus számlának minősül, amely(et)

  • az áfa-trv.-ben előírt adatokat tartalmazza
  • elektronikusan bocsátották ki
  • elektronikusan fogadták be

Egy ilyen számlánál elektronikusan kell biztosítani az eredethitelességet és az adattartalom sértetlenségét, a számla a digitális archiválás szabályai szerint őrizhető meg.

Átállás az elektronikus számlázás folyamatára

A jelenlegi helyzetben kikényszerített átállásnál érdemes átgondolni, hogy hosszabb távon is megfelelő-e a vállalkozásnak a megoldás. Ha lényeges, hogy az adatok strukturáltak és könnyen feldolgozhatóak legyenek, akkor érdemes olyan megoldást választani, amely a számlaadatokat továbbítja, nem a számlaképet. Ha az a cél, hogy gyorsan érjen a befogadóhoz a számla, akkor a számlakép továbbítás lehet jó választás. A legtöbb számlázóprogram erre a megoldásra alkalmas.

A számlaadatok továbbítása megoldható úgy, ha a felek elektronikus számlának tekintik az online számlaadatszolgáltatás során keletkező xml-t. A felek megállapodása szükséges hozzá, és az, hogy a befogadó le tudja tölteni az xml-t. Az xml-nek tartalmaznia kell minden számlaadatot, amelyre szüksége van a számla befogadójának.

Az 1.1 verziónál ez az áfatrv. szerinti kötelező adattartalmat jelenti, a 2.0 verziónál már érdemes opcionális adatokkal kiegészíteni. Ennek határidejét 2020. július 1-re tolták a korábbi április 1-ről. A 3.0 verziónál a NAV célja, hogy az xml olyan adatmezőket is tartalmazzon, amelyek azt segítik elő, hogy az adatszolgáltatás elektronikus számlázásra is alkalmas legyen.

Ha a vírusveszély miatt választja a cég az e-mailben történő számlaküldést, akkor érdemes azzal tisztában lenni, hogy a csak e-mailben továbbított számla elektronikus számlának minősül, és az így érvényes követelmények vonatkoznak rá. Kivételt jelent, ha a számla képe nem jelenik meg, csak a nyomtatást követően. Ekkor a számla papíralapú számlaként tekintendő. Ugyanez érvényes, ha csak egy linket kap a vevő, ahonnan ki tudja nyomtatni a számlát, vagy amikor távszámlázással egyenesen a vevő nyomtatójára küldi a számlát az eladó.

Elektronikus aláírás a számlán

Amennyiben elektronikus számláról van szó, akkor el kell látni a számlát megfelelő védelemmel. Érdemes a számla kibocsátójának az elektronikus aláírást alkalmazni. Ha ez nem áll rendelkezésre, akkor a számla befogadója is igazolhatja elektronikus aláírásával a számla hitelességét és adattartalmának sértetlenségét.

Mulasztási bírság a NAV-tól

A nem megfelelően küldött és befogadott számlát a NAV 1 millió forintos mulasztási bírsággal is büntetheti. A megőrzési kötelezettség teljesítésének nincs konkrét határideje, de legkésőbb a mérlegkészítésig meg kell oldani.