Az előlegszámla kiállítása sokszor okoz fejtörést a vállalkozásoknak. Mikor kell kiállítani? Különbözik-e a készpénzes és az utalásos előlegfizetés? Mi történik, ha meghiúsul az ügylet, amelyre az előleget fizették?

Mikor állítunk ki előlegszámlát?

Előleget főként akkor kér egy vállalkozás, amikor egy elvállalt megrendelést teljesítéséhez szüksége van pénzre. Előfordulhat, hogy nem szükségből kér előleget, hanem azért, mert nem biztos a megrendelő fél pénzügyi teljesítésében, ezért szeretné a kockázatát minimalizálni egy bizonyos összeg előre fizettetésével. A vevő még azelőtt fizeti tehát az előleget, hogy a teljesítés megtörtént volna. Ilyenkor fontos, hogy haladéktalanul előlegszámlát kell kiállítani.

Előlegszámla kiállítása

Az előleget utalással vagy készpénzben is teljesítheti a vevő. Ha bankszámlára érkezik a pénz, akkor az előlegszámla teljesítési napja az a nap, amikor a pénz megérkezik a bankszámlára. Ha készpénzben fizeti az előleget a vevő, akkor a pénz átvételének napja lesz a teljesítési nap az előlegszámlán.

Kivételek az előlegszámla kiállítása alól

Egyes esetek felmentést élveznek az előlegszámla kiállításának kötelezettsége alól. Ezek:

  • ha magánszemély a vevő és az összeg kevesebb, mint 900 ezer forint
  • vagy ha a Közösség egyik tagállamába ad el a vállalkozás terméket, adómentesen.

Ha mégis sor kerül előlegszámla kiállítására ezekben az esetekben, azzal nem vét a vállalkozás.

Az előlegszámla szövege

Az előlegszámlán fel kell tüntetni, hogy milyen termékre / szolgáltatásra vonatkozik az előleg, illetve az előleg szónak is szerepelnie kell rajta. Fizetési határidő nem szerepel a számlán, illetve a fizetési határidő megegyezik a teljesítési nappal, hisz akkor állítják ki a számlát, amikor az összeg már megérkezett az eladóhoz. A számla kelte az előzőek értelmében szintén megegyezik a teljesítés dátumával.

Áfa az előlegszámlán

Az előlegszámlán szereplő tétel lehet áfás vagy nem, a kiállító áfa-beli jogállásához igazodóan. Az adózás ide vonatkozó szabályai szerint az előlegszámlában szereplő áfát csak akkor vonhatja le a vevő, ha az ki van egyenlítve. Az eladónak azonban be kell fizetnie az áfát az előleg után, függetlenül attól, hogy a számált kiállította-e, azaz ki kellett-e állítania a számlát.

Ha nem valósul meg az ügylet

Ha nem valósul meg az ügylet, amelyre az előleget fizették, akkor az előlegszámlát érvényteleníteni kell, és rendezni az előleggel megfizetett áfa sorsát.

Az meghiúsult teljesítés miatt az előleget visszafizető fél akkor veheti figyelembe az előleg adórészét áfa-kötelezettségének csökkentésre, amely időszakban az érvénytelenítő bizonylatot a másik fél rendelkezésére bocsátotta.

Ha egy előlegszámla készült, akkor egy bizonylatot kell készíteni az érvénytelenítésre is, függetlenül attól, hogy esetleg több részletben történik a visszautalás.