Az SZJA-trv. alapján gépjárművek üzemeltetési költségeit akkor számolhatják el, ha a magánszemély hivatalos célú használatért költségtérítést kap, vagy munkába járáshoz kap költségtérítést vagy ha a magánszemély önálló tevékenységhez használja a gépjárművet. Az elszámoláshoz kiküldetési rendelvény vagy útnyilvántartás szükséges.

Milyen bizonylatok alapján számolhatóak el a gépjárművel kapcsolatos költségek?

Az útnyilvántartást minden magánszemélynek vezetnie kell, aki jövedelemszerző tevékenységéhez használja a gépjárművet és a költségeit elszámolná, valamint nem kiküldetési rendelvény alapján történik az elszámolás.

Gépjárművel kapcsolatos költségek elszámolása

Ha több gépjárművet is használ, akkor mindegyikhez külön útnyilvántartásra van szükség.

Mit tartalmaz az útnyilvántartás?

  • jármű típusát, rendszámát, fogyasztási normáját
  • az év első napján és az utolsó napján mért kilóméteróra állást
  • az egyes utakról nyilván kell tartani az időpontot, az utazás célját, a felkeresett üzleti partnert, a megtett kilómétert.

Az útnyilvántartásba felvihetőek az üzemanyagvásárlások is, dátummal és összeggel.

Ha a fenti adatokat a menetlevél is tartalmazza, akkor az pótolhatja az útnyilvántartást. Ha valaki több tevékenységhez használja a személygépkocsit, akkor jeleznie kell az útnyilvántartásban, hogy az egyes utak mely tevékenységéhez kapcsolódnak. Őstermelők és egyéni vállalkozók útnyilvántartás nélkül havi 500 kilómétert számolhatnak el.

Az útnyilvántartásra akkor is szükség van, ha a költségelszámolást alkalmazónak nem saját tulajdona a személygépkocsi.

A másik fontos bizonylat a kiküldetési rendelvény, amelyet a munkáltató vagy kifizető állít ki. A kiküldetési rendelvény sorszámozott, másolati példányát a magánszemélynek meg kell őriznie (az eredeti példány a kifizetőnél marad). Akkor kell szigorúan sorszámozni és nyilvántartani, ha a hozzá kapcsolódó kifizetések nem pénztárbizonylaton történnek, hanem a kiküldetési rendelvényen.

A kiküldetési rendelvény nem tévesztendő össze a kiküldetéssel, a dokumentum használata – amennyiben helyben használják a gépkocsit –  még nem jelenti azt, hogy a magánszemély kiküldetésben van munkajogi szempontból.

A mezőgazdasági őstermelőknek és az egyéni vállalkozóknak a tevékenységükhöz használt személygépkocsikat szerepeltetniük kell a tárgyi eszköz nyilvántartásukban. A tárgyi eszköz nyilvántartásból állapítható meg az eszközök értékcsökkenési leírása.

A nyilvántartásban szerepel a gépjármű azonosítása, a használatbavétel időpontja, az eladás, selejtezés időpontja, valamint az értékcsökkenési leírás kiszámításához szükséges leírási kulcs és egyéb kapcsolódó értékek.