Milyen iratmegőrzési kötelezettség vonatkozik az adó megállapításához szükséges vagy a munkaügyi iratokra?

Az iratok megőrzése az adók megállapítása miatt is fontos. Azokat a bizonylatokat, amelyek az adók megállapításához használatosak, meg kell őrizni, az adó megállapításához való jog elévüléséig, 5 évig. A munkaügyi iratokat azonban sosem lehet selejtezni.

 

Adók megállapításához szükséges iratok

Az 5 év számításánál az sem mindegy, honnan számítjuk az 5 évet: a bevallás határidejének naptári évének utolsó napjától kell számítani.

Példa: amennyiben a tao adóról szóló bevallás határideje 2018. május, akkor a 2018-as év végétől kell az 5 évet számítani, és így 2023. év végéig megőrizni minden olyan iratot, amely szükséges lehet a tao megállapításához.

Számviteli bizonylatok

A könyvelés alapdokumentumainak számító számviteli bizonylatokat 8 évig kell megőrizni. Azok az iratok, okmányok tartoznak ebbe a körbe, amelyek egy-egy gazdasági esemény számviteli elszámolását támasztják alá.

Szintén 8 évig kell megőrizni

  • az üzleti jelentést,
  • az üzleti beszámolót,
  • a leltárt,
  • a főkönyvi kivonatot,
  • a naplófőkönyvet,
  • az analitikus és a részletező nyilvántartásokat.

A megőrzési idő vége a fenti 5 év mintájára számítandó.

Kivételek

A teljesítési időpontot magában foglaló év utolsó napjától számított 10 évig megőrzendőek a távolról is nyújtható szolgáltatások bizonylatai.

Nem selejtezhető iratok

Azokat az iratokat, amelyek ahhoz szükségesek, hogy a szolgálati időt, a nyugdíjat megállapítsák, nem szabad selejtezni, annak ellenére sem, hogy a Tbj., az Mt. nem tartalmaz a munkaügyi iratok megőrzésére vonatkozó előírást

A bérnyilvántartások és más munkaügyi nyilvántartások ide tartoznak. A végelszámoló vagy felszámoló feladata, hogy a cég megszűnése esetén biztosítsa a további őrzést.

Hol rendelkeznek a munkaügyi iratok őrzéséről?

A köziratokról a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény alapján az irattári anyaggal rendelkező szervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes személyek kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, eredeti rendjének megőrzéséről, valamint a tulajdonukban vagy birtokukban lévő maradandó értékű iratok megóvásáról gondoskodni. Ebben a jogszabályban megtaláljuk a maradandó irat fogalmát is.  Ide tartoznak az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó iratok. Ide sorolhatjuk a munkaügyi iratokat, amelyek nem selejtezhetők, és amelyek a cég megszűnésekor a végelszámolónak, felszámolónak átadandók.