Az egyre növekvő rezsiköltségek és bérleti díjak mellett érdemes végiggondolni, hogy hol, milyen körülmények között béreljük irodánkat, érdemes-e felvállalni esetleg a költözés bonyodalmait a későbbi megtakarításokért. Különösen szerencsés helyzetben vannak, akik most állnak új iroda, üzlet építése előtt, és lehetőségük van alternatív energiák beépítésére is.

7 tipp a költséghatékony iroda kialakításához

  1. A világítás két dolog miatt fontos, egyrészt mert a dolgozó egészségét védi, ha az iroda megfelelőek a fényviszonyokkal rendelkezik, másrészt a legújabb világítótestek több éves megtakarítást is jelenthetnek. Ha helyi világító eszközöket helyezünk el, egy-két sokáig dolgozó kolléga miatt nem kell több tíz, esetleg, több száz négyzetmétert megvilágítani.
  2. A szigetelés rendkívül sokat jelent, nyáron a hűtés, télen a fűtés szempontjából. Az árnyékolásra érdemes odafigyelni, a légkondicionálást akár mellőzni is lehet kevésbé meleg napokon, ha megfelelő, lehetőleg az ablaküvegen kívüli az árnyékolónk.
  3. A munkaállomásokon is sokat tudunk spórolni, ha megköveteljük minden dolgozótól, hogy éjszakára az iroda minden elektreomos eszközét kikapcsolják. Lehetőség szerint a nyomtatást is vegyük költségtakarékosabbra, nem is gondolnánk, mennyit költünk feleslegesen e tételekre. Használjuk fel a papír mindkét oldalát, vagy amit lehet, csak elektronikusan tároljunk. Akár ki is tűzhetjük célként a nyomtatáson való megtakarítást dolgozóinknak, jutalommal  ösztönözve őket.
  4. Érdemes jól választani irodabútort, a drágább itt sokszor jobb és tartósabb is. Amellett, hogy egészségesebb körülmények között végezhetik dolgozóink a munkát, hosszantartó használatot érhetünk el egy jobb minőségű bútorral. Akár újrafelhasznált papírból készült kartonbútorokat is vehetünk, amelyek kellően tartósak és hulladékká válásuk után anyagukban újrahasznosíthatóak.
  5. Érdemes más kereskedelmi, üzleti egységekkel együtt, portfolióban kezeltetni ingatlanunkat, és például a szabadpiaci közüzemi szolgáltatásokból vásárolni gázt, elektromos áramot, így akár 5-10 %-kal csökkenthetjük a kiadásokat. Ha szintén csoportosan vesszük igénybe a takarítási, karbantartási, kertészeti, műszaki szolgáltatásokat, további spórolási lehetőségeket aknázhatunk ki.
  6. Különböző pályázatokon is indulhatunk, igénybe vehetjük az Unió támogatásait is a témában.  A Megújuló Energia Program célja például 2013-ban a geotermikus energiát hasznosító fejlesztések megvalósítása lesz, illetve a tudatosság és oktatás erősítése.
  7. Több városban található telephelyek esetében érdemes megfontolni a videokonferencia lehetőségét, amely ugyan egyszeri, jelentősebb beruházást igényel, de később megtakarítjuk kollégáink utazási költségét, illetve a munkából utazással kieső időt. Sokszor kisebb létszámú megbeszéléseknél a skype is jó lehet, ha a telefonos egyeztetés nem elegendő. Érdemes a telefonos csomagokat is áttekinteni, és időnként új flotta-ajánlatokat kérni a szolgáltatóktól.