Jelenléti ívet nem kötelező vezetni. Azonban kötelező olyan nyilvántartással rendelkeznie a munkáltatóknak, amely nyilvántartja minden munkavállaló rendes és rendkívüli munkaidejét, ügyeletét, készenlétét, szabadságát, egyéb munkaidő-kedvezményét. Ha a munkavállaló a munkaideje beosztását maga határozza meg, akkor mellőzhető a nyilvántartás.
Ha egyéb pl. elektronikus, naplózható beléptetési információ nem áll rendelkezésre, akkor a legegyszerűbb a gépi vagy kézi jelenléti ív vezetése, amelynél azonban több apró részletre is figyelni kell.
Jelenléti ív vezetése
A bérszámfejtésnek (a jelenléti ív alapján) tükröznie kell a munkaidő nyilvántartások adatait, természetesen itt is törekedni kell az életszerűségre. Ha például 40 órás munkahétről van szó, de hétfőtől csütörtökig 8,5 órát dolgoznak alkalmazottaink és pénteken 6 órát, akkor függetlenül attól, hogy a naptári hónapban hogyan alakulnak a hetek, hány „rövid péntek” esik a hónapba, a havi szerződéses munkabért kell kifizetni, nem szabad arányosítani a ténylegesen ledolgozott órákhoz.
Egy munkaügyi ellenőrzéskor mindig a munkáltató felelőssége, hogy előálljon a nyilvántartással, függetlenül attól, hogy igazolni tudja, hogy kiadta munkavállalóinak az utasítást a jelenléti ív kötelező vezetéséről. Tartalmazni kell a kimutatásnak a ledolgozott órák száma mellett a kezdő és befejező időpontot naponta.
Célszerű a munkavégzés helyén készíteni a dokumentációt a munkaidővel kapcsolatos adatokról, bár a Mt. nem határozza meg a helyszínt. Ellenőrzésekkor mégis az a gyakorlat alakult ki, hogy nem tekintik hitelesnek azt a jelenléti ívet, amelyet a tényleges munkavégzés helyétől távol eső helyen vezetnek. Ha változó helyen történik a munkavégzés, akkor fel kell tüntetni az adott napi munka helyszínét, helyszíneit is.
Ha odafigyelnek a munkahelyi vezetők arra, hogy naprakészen, pontosan töltsék beosztottjaik az időpontokat, nem fordulhat elő, hogy az abban szereplő adatok ellentmondjanak a szabadság-nyilvántartási, -engedélyezési iratoknak, a bérjegyzék adatainak, vagy akár egy vagyonvédelmi nyilvántartásnak. Az ellenőrzések egyik sarkalatos pontja ugyanis, hogy a kapcsolódó dokumentumokat összevetik egymással. Semmiképp ne a nap végén, pláne ne hó végén töltsék ki dolgozói, legyen elvárás, hogy a munka megkezdésekor és befejezésekor azonnal rögzítsék az időt benne.
Természetesen vezetheti más is a jelenléti ívet, nem csak az érintett munkavállaló (pl. titkárnő, adminisztrátor), de fontos, hogy a ledolgozott órák „tulajdonosa” aláírásával ellássa a kimutatást.
