Egy gazdasági eseményről eldönteni, hogy karbantartás vagy felújítás kategóriába tartozik, nem mindig egyértelmű. A NAV ellenőrzései során kiemelt figyelmet kap a besorolás helyessége, hiszen adójogilag más kategóriába tartozik a kettő. A karbantartást ráfordításként számoljuk el, az adózás előtti eredményt csökkenti, míg a felújításhoz már adózott forrást kell igénybe venni.

Hogyan tudunk helyesen dönteni az épületen végzett munkák esetében?

Épületek esetében a karbantartás vagy felújítás kérdés eldöntéséhez segítség lehet, ha átgondoljuk, hogy „csak” állagmegóvási munkát végeztettünk-e, vagy ennél többet. Állagmegóvásnál -mint például a festés, tatarozás- karbantartásról beszélünk. Amikor nagyobb épületelem cseréjére kerül sor, már felújítás történik, mint például ha a teljes födémet, vagy vezetékhálózatot cserélik. Amikor részleges csere történik, tehát csak egy részét cserélik a tetőnek, vagy csak az eltört vízvezetékeket cserélik ki, akkor karbantartási munkák történnek.

A karbantartás vagy felújítás besorolást az is segíthet egyértelműsíteni, ha megnézzük, hogy az elvégzett munka után az épület vagy annak részének funkciója változik-e. Ha megváltozik, akkor valószínűleg már nem karbantartásról van szó.

Ha a gépet kell szerelni…

A fődarabok cseréje egy gépnél, a hozzá tartozó alkatrészek és tartozékok pótlásával felújításnak számít, ha egy egyébként már elértéktelenedett gép üzemképes állapotba hozása történik. Ha a fődarabok cseréje után nem változik meg a gép funkciója, nem nő meg az élettartama, sem a kapacitása, akkor karbantartás történt.

A karbantartás vagy felújítás mérlegelésnél egyszerű dolgunk van, ha a zavartalan és biztonságos működést szolgáló munka történt, mint például az időszakonkénti felülvizsgálat, az üzemzavar elhárítás, a megelőző karbantartás. Ezek a munkálatok karbantartásnak számítanak.

Ha a vállalkozáson belül helyezünk át gépet, berendezést, és szállítási, alapozási, üzembe helyezési költség merül fel, akkor azokat a karbantartási költségek közé soroljuk.

Karbantartás vagy felújítás – vékony határ

Dönteni a két kategória között, választani, hogy karbantartás vagy felújítás történt-e az adott épületen, gépen vagy járművön, látva az előbbiekben felsorolt példákat is, nem mindig egyszerű. Minden esetben segít, ha az elvégzett munka célját, rendeltetését vizsgáljuk meg. Sok esetben ehhez műszaki tudás is szükséges, de a könyvelés feladatával megbízott kollégák alapos számviteli tudása mindenképp alapvető igény.

Érdemes a számviteli politika keretében külön beruházási, felújítási, karbantartási szabályzatot készíteni, amely segít eldönteni, hogy karbantartás vagy felújítás történt-e.