Mekkora összeg fizethető a dolgozónak a kiküldetés alkalmával utazási költségtérítésként? Mi az az összeg, ami után már jövedelme keletkezik a dolgozónak, és ezzel együtt adókötelezettsége? Mivel utazhat a munkavállaló és milyen bizonylatok szükségesek a korrekt elszámoláshoz?

Az SZJA trv-ben találunk arra vonatkozó szabályozást, hogy mely – a kiküldetés során felmerülő – költségek megtérítése jelent jövedelmet, és így adófizetési kötelezettséget a dolgozónak, és melyeké nem. A bejegyzésben az utazáshoz kapcsolódó költségtérítéseket vettük sorra.

Utazás a kiküldetéshez kapcsolódóan

Nem jelenti a magánszemély jövedelmét az az utazásra adott összeg, amellyel szemben bizonylattal el kell számolnia, illetve ha a dolgozónak kell megelőlegeznie a kiadást, akkor azt bizonylat alapján megtéríti a cég. Az utazás módja nincs megszabva a rendelkezésben.

Nem jelent jövedelmet az utazási jegy ára, akkor sem, ha abban étkezés is kerül felszámításra.

Az SZJA trv. nem követeli meg, hogy kiküldetés esetén az utazási költségekről számlát kellene kérnie a dolgozónak, de a cég belső szabályzata tartalmazhatja ezt a kitételt.

Utazás személygépkocsival

Ha saját kocsiját használja a dolgozó a kiküldetéshez, akkor kiküldetési rendelvénnyel lehet a költségeket igazolni. Saját kocsinak minősül a dolgozó által zárt végű lízinggel használt autó, és a házastárs tulajdonában lévő autó is.

Kiküldetési rendelvény

Nem számít a magánszemély jövedelmének a kiküldetési rendelvény alapján költségtérítésként kifizetett összeg, ha nem több, mint a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható összeg. Igazolás nélkül elszámolható összeg az az összeg, amely a kiküldetési rendelvényben szereplő távolság, az üzemanyag-fogyasztási norma, a NAV által közzétett üzemanyagár, valamint a személygépkocsi-norma (9 ft/km) alapján kerül kifizetésre. A cég egy belső szabályzatban határozza meg az üzemanyag-fogyasztási norma térítési módszerét.

Ha az igazolás nélkül elszámolható összeg felett fizet a munkáltató, akkor a felettes részt bérként lehet tekinteni, amennyiben nincs vele szemben költség elszámolva.

Amennyiben bevételnek számító költségtérítést kap a magánszemély, cégautóadót is kell a személygépjárműre fizetni. Ha a 9 Ft helyett többet, pl. akár 20 Ft-ot kap a dolgozó a km-k után, akkor is mentesülhet a cégautó adó alól, ha a köztük lévő jogviszony alapján rendezi a keletkezett adókötelezettségét.

Egy korábbi bejegyzésünkben a kiküldetéshez kapcsolódó különféle költségek elszámolhatóságáról írtunk:

Az utazási költségek mellett szállásköltség, étkezési költség és egyéb költségek is felmerülnek egy kiküldetés alkalmával. Vannak olyan járulékos költségek, amelyeket mind az utazási költségekhez érdemes sorolni, de lehet, hogy mindegyiknél máshogyan alakul az adózás: például autópálya-díj, kompjegy, reptéri transzfer vagy a vízum, esetleg az oltások díja. A cikkben a leggyakoribb költségfajták elszámolását tekintjük át, amik kiküldetés esetén felmerülnek.

Utazás saját gépkocsival

Saját tulajdonú gépkocsit kiküldetési rendelvénnyel vagy útnyilvántartás alapján használhatja kiküldetéshez a dolgozó. Azt, hogy kié a gépkocsi, az adott évi SZJA bevallás elévülési idejéig kell igazolni. A házastárs gépkocsija még „elmegy” saját tulajdonúnak, de más rokoné már nem, ezért arra kiküldetési rendelvény nem használható.

Ha kiküldetési rendelvényen számolják el a költségeket, akkor abban az esetben, ha az nem haladja meg jogszabály szerinti, igazolás nélkül elszámolható összeget, nem számít a dolgozó bevételének. Ez az összeghatár a feltüntetett km szerinti üzemanyag felhasználás (fogyasztási norma x üzemanyagár) és a km-enkénti 9 forintos normaköltség. Ha ezt nem haladja meg a kapott összeg, akkor nem kell a dolgozónak cégautó-adót fizetnie. Ha meghaladja a kapott térítés összege, akkor bevételnek számít az összeg, és ezzel lehet szembeállítani a tényleges költségeket, illetve az igazolás nélkül elszámolható költségeket.

Kiküldetés – szállásdíj megtérítése

Többnyire a cég fizeti a szállásdíjakat, ezért a kiküldetések alkalmával rendszerint a cég nevére kérik a szálláson a számlát. A magánszemélynek nem jelent bevételt, és így adókötelezettséget sem, ha a szállásra kapott összeggel a cég nevére kért számlával elszámol. Akkor sem jelent bevételt a dolgozónak az összeg, ha megelőlegezi a költséget és utólag téríti meg számára azt a munkáltató. Nem jelent a dolgozónak jövedelmet a szállás vagy a menetjegy árában felszámított étkezés sem (pl. étkezés a repülőn vagy reggeli a szállodában).

A szolgálati lakásban vagy munkásszálláson történő elhelyezés adómentes.

A hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó étkezéssel a dolgozónak juttatott adóköteles jövedelem egyes meghatározott juttatásként adózik 51,17% közteherrel.

Napidíj fizetése kiküldetés idején

A kiküldetésen lévő dolgozónak az élelmezéssel kapcsolatos többletköltségeinek fedezéséhez élelmezési költségtérítés (napidíj) jár. Napidíj elszámolható számlával vagy költségátalány formájában. Ha számlával számolják el, akkor a munkáltató adózik. Költségátalány esetében a dolgozó adózik, ha az a napi 500 forintot meghaladja. (Legalább 500 forintot kell fizetni naponta.) Ha a szállodai díjban benne van a reggeli is, akkor 20%-kal csökkenteni kell a napidíjat.