A kintlévőség a legtöbb vállalkozás életében jelen lévő probléma, nem egyedi eset, ha az ügyfelek, vásárlók megfeledkeznek a fizetési határidőről.

Sok esetben nem szívesen szólnak a cégek a partnereknek az elmaradt fizetés miatt, mert attól tartanak, hogy új és rugalmasabb eladót, szolgáltatót keresnek maguknak. Természetesen ez lehet reális veszély, de az engedékenység sajnos azt is eredményezheti, hogy egyre csökken a fizetési hajlandóság, míg a kintlévőségek már a cég likviditását veszélyeztetik.

A hivatalos behajtói útra terelés sokszor csak további kiadásokat jelenthet a vállalkozásnak, pl. ügyvédi és egyéb behajtási költségek. Mindezt elkerülendő, szeretnénk néhány tippet adni a kintlévőségek „okos” kezelésére.

Előrelátóan, már a szerződés megkötésekor

A Ptk. nem írja elő a kötelező írásos szerződést, tehát sem a vállalkozói, sem a megbízási szerződéseknél nincs jogszabályi előírás a kötelező írásba foglalásra. Azonban mindkét fél érdeke, hogy a fontosabb pontok papírra kerüljenek, egy tartós együttműködés előtt. Így azt is fontos leírni, hogy az ellenérték kifizetése milyen rendszerességgel történjen, akár azonnal, a teljesítés után vagy a teljesítést követően hány napon belül. Jellemző, hogy a teljesítést követő 8 nap a fizetési határidő, és többnyire átutalással teljesítenek a cégek.

A szerződésben érdemes leírni a fizetési határidők elmulasztásának következményeit is, így nagyobb eséllyel előzhető meg a magas kintlévőség.

Visszajelzés a nemfizetés

A szolgáltatónak, eladónak sajnos azzal is számolnia kell, hogy az ügyfél nemfizetése egy visszajelzés, akár a szolgáltatással, termékkel való elégedetlenség mérője és jele is lehet. Az ügyfél és a helyzet logikus elemzése sokat segíthet abban, hogy a vállalkozás megtalálja a valódi okot, és a probléma felismerése után akár kezelni is képes lehet az ügyfél (átmeneti) fizetési problémája okozta helyzetet.

Lehet, hogy átmeneti pénzzavarba került az ügyfél, lehet, hogy egyszerűen csak elkallódott a számla, de a probléma elemzése mindenképp segíthet abban, hogy a helyzet megoldódjon a hosszú távú kapcsolat veszélyeztetése nélkül.

Számlák küldése

Érdemes elgondolkodni a vállalkozásnak azon is, hogy a kintlévőségek csökkentése érdekében az ügyfelekkel szembeni kommunikáción lehet-e változtatni. Kérdés, hogy ha e-mailben küldik a számlákat az ügyfeleknek, akkor azok megkapják-e azokat? Adótanácsadó tippünk: érdemes a számlákat küldő e-mail-rendszerbe beépíteni egy olyan visszajelzést, amellyel meggyőződhetünk arról, hogy megnyitották-e a küldeményt. Az e-mailnél jobb a postai küldés, a felszólítót például mindenképp érdemes tértivevénnyel vagy ajánlva küldeni.

Kintlévőség csökkentése

A legnagyobb hiba, ha nem vesz tudomást a vállalkozás a rendszeresen késve fizető ügyfélről.

Teendők, ki nem fizetett számla esetén:

  • a számla ismételt kiküldése
  • értesítő a lejárt számláról (ha automatikusan generált „gépi” üzenetként küldjük, kevésbé kínos az ügyfélnek)
  • telefonos hívás a késedelmesen fizető ügyfél felé (megkapta-e a számlát, minden rendben talált-e vele kapcsolatban)
  • alternatív fizetési lehetőség felajánlása (pl. átutalás helyett bankkártyás fizetés)

Sok későbbi félreértés, vita megelőzhető, ha a cég az ÁSZF-ben rögzíti a fizetési késedelmek következményeit, és az ilyenkor szokásos eljárásrendet.