A hazai kis- és középvállalkozások költség összetételéről elmondhatjuk, hogy többségüknél az általános költségek jelentik a legnagyobb részt. Fontos, hogy ezeket megfelelően osszuk fel, ellenkező esetben torzul az önköltségszámítás, nem lesznek megalapozottak az üzleti döntések, és így könnyen kerül versenyhátrányba a vállalkozás.
Vezetői számvitel és költségszámítás
A költségek számításának fontos szerepe van a vezetőket kiszolgáló könyvelés területén, ugyanis segítségével számszerűsítve végig tudjuk követni a vállalkozás folyamatait, a költségek felmerülésétől kezdve a kiszámlázásig.
Nem szabad sajnálni az időt és energiát arra, hogy egy kiforrott megoldást használjunk a költségek szétválasztására, és így az önköltség kiszámítására.
Általános költségek
Az általános költségek azok a ráfordítások, amelyek nem részei a terméknek. Más néven közvetett költségeknek is hívhatjuk őket, ugyanis nem rendelhetőek közvetlenül a termékhez/szolgáltatáshoz. Az általános költségek lehetnek változóak vagy állandóak.
Nincs egyértelmű, bárhol használható módszer a felosztásukra, például bérleti díjat alapterület vagy gyártási idő alapján is fel lehet osztani, az a lényeg, hogy minél inkább az adott sajátosságokhoz igazodó legyen a módszer. A cél mindig az, hogy végül beépüljenek a termékköltségbe az általános költségek, és kiszámítható legyen, hogy mikor térülnek meg.
Felosztás alapja
Ha könnyen visszavezethető egy költség valamely költségközpontra vagy egy részlegre, akkor azt közvetlenül hozzá lehet rendelni az adott részleghez. Ha nem ilyen egyszerű az azonosítás, és esetleg az adott általános költség nem is arányos a kibocsátás mennyiségével, akkor találnunk kell egy önkényes alapot, amellyel fel lehet osztani. Ez az alap legyen olyan, amely jól meghatározza az adott költséget, választható például
- munkaóra
- négyzetméter vagy légköbméter
- létszám
- egyéb már felosztott költség, vagy a közvetlen költségek.
Szervezeti ellenállás
A felosztás sokszor ütközhet konfliktusokba, az érdekek szembenállása miatt. Akár az egyes részlegek vezetőinek ellenállására is lehet számítani, amikor egy-egy általános költségelemből az adott részlegre osztanánk. Nagyon fontos ezért a megfelelő kommunikáció a felosztásra szolgáló elvek, algoritmusok kialakítása során. A felosztási módszernél törekedni kell az átláthatóságra, kerülni kell a túlzott bonyolultságot.
Szervezeti egységek
Nemcsak költségszámítási célból, hanem a működés átláthatósága miatt is fontos, hogy a vállalatot üzemi célú és támogató szervezeti egységekre tagoljuk. A támogató egységek funkcióik alapján különülnek el.
Néhány tipikus általános költség csoport és felosztásuk
Támogató szervezeti egységek: ide tartoznak például a HR, a jog, a marketing terület, amelyeknél jelentősek a személyi jellegű ráfordítások és a tanácsadási költségek. Mivel többnyire az összes szolgáltatást, terméket, projektet kiszolgálják, célszerű, ha minden költségviselőre vetítünk az itt felmerülő költségekből.
Ingatlanok költségei: lehetnek személyi használatú vagy üzemi célú ingatlanok. A személyi használatúakat (irodákat) célszerű előbb az ott ülő dolgozók szervezeti egységeire osztani, majd később tevékenységekre. Az üzemi célú ingatlanok költségeit (pl. szerverterem vagy raktár bérleti díja) az egyes tevékenységek kapacitásigényei, vagy a termékek helyigénye szerint lehet felosztani.
Gépjárművek költsége: az egyes szervezeti egységek vezetői által használt gépjárművek költségét előbb a szervezeti egységre, majd költségviselő termékre, szolgáltatásra, projektre lehet felosztani. Azok az autók, amelyek az üzemi tevékenység vagy szolgáltatásnyújtás zavartalan működését szolgálják, könnyebben ráoszthatóak az adott tevékenységre.
