Amennyiben a dolgozó a saját személygépkocsiját a munkáltató, kifizető érdekében használja, költségtérítés illeti meg.

Saját tulajdonú személygépkocsi

A dolgozónak igazolnia kell, hogy a jármű valóban saját tulajdona. Sajátnak minősül a zárt végű lízingbe vett autó, illetve a közeli hozzátartozó autója is.

A költségtérítés fizethető útnyilvántartás vagy kiküldetési rendelvény alapján.

Költségtérítés útnyilvántartás alapján

A dolgozónak ebben az esetben a ténylegesen megtett utak vagy átalány alapján jár a költségtérítés. Többnyire akkor használják ezt a kifizetési módot, ha a magánszemély rendszeresen használja az autót hivatalos célra. A kapott bevétel adóköteles, de a felmerült költségek elszámolhatók.

A költségek két módon számolhatók el:

  • 15 ft/km általános normaköltséggel (javítási, felújítási költségeket is tartalmazza)
  • üzemanyag költség címén, illetve a bizonylattal igazolt fenntartási, javítási, felújítási költségek, a hivatali használat arányában – útnyilvántartás alapján kell arányosítani.

A költségelszámolási módozatok közüli választás több gépjármű esetén mindegyikre vonatkozik, és év közben nem változtatható meg.

Ha útnyilvántartás alapján költséget számol el a magánszemély, akkor cégautóadó fizetésre is kötelezett lesz.

Tehergépjárművek esetében is megtéríthetők a költségek útnyilvántartás alapján, de a 15 ft-os normaköltség nem alkalmazható.

Titoktartás az útnyilvántartás kapcsán

Előfordulhat, hogy az útnyilvántartásban olyan személy adatának kellene bekerülnie, akire nézve titoktartásra kötelezett a magánszemély. Ebben az esetben külön útnyilvántartást kell vezetni, és gondoskodni kell arról, hogy a NAV-tól érkezett ellenőrző személyen kívül más ne ismerhesse meg a tartalmát.

Költségtérítés kiküldetési rendelvény alapján

A magánszemély a hivatali célú használatért kiküldetési rendelvény alapján is kaphat költségtérítést. A kiküldetési rendelvényt két példányban kell kiállítani, a jogszabály által előírt tartalmi követelményekkel. Az eredeti példány a kifizetőé, a másolatot a magánszemélynek kell megőriznie.

Kiküldetési rendelvényt nemcsak munkaviszonyra tekintettel, hanem más jogviszonyban is ki lehet állítani, például megbízási jogviszonyban, vezető tisztségviselői jogviszonyban.

Akkor is kérheti a jármű költségeinek megtérítését a magánszemély, ha magáért a tevékenységéért juttatásban nem részesül, azaz közérdekű munka keretében végzi.

Mikor adómentes és mikor nem az így kapott bevétel?

Nem kell bevételként figyelembe venni a kiküldetési rendelvény alapján kapott költségtérítést, ha annak mértéke nem több a jogszabályban előírt igazolás nélkül elszámolható mértéknél. (km x rendeleti üzemanyag-norma x NAV üzemanyagár és  km x 15 ft)

Ha a magánszemély egyéni vállalkozóként is használja az autót, akkor azokat az utakat, amelyekre bevételnek nem számító költségtérítést kap, magáncélúnak tekintheti, a többi esetében pedig megválaszthatja, hogy az üzemanyag költség elszámolása mellett 15 ft/km-es elszámolást alkalmazza, vagy a számlák alapján arányosít költséget az üzleti utakra.

(Egyéni vállalkozó gépjármű költség elszámolási lehetőségeiről itt írtunk)

A kifizető a kiküldetési rendelvényre fizethet a jogszabályban meghatározott mértéken felül is, de ekkor a teljes összeg adóköteles bevétele lesz a magánszemélynek.

Ilyenkor két módon választhat a magánszemély költségelszámolást:

  • az igazolás nélkül elszámolható összeget költségként veszi figyelembe, és a fennmaradó részre adót fizet az adott jogviszony alapján
  • a felmerült költségeket útnyilvántartás alapján szétbontja hivatali és magáncélú használat alapján megtett utak arányában, bizonylatok alapján. Ilyenkor cégautóadót is fizetnie kell.