A könyvelés során elkövetett hibákat javítani kell, függetlenül attól, hogy mikor történt meg a hiba felfedése: a tárgyév zárása előtt vagy azt követően. A hiba javítása annál egyszerűbb, minél korábban észlelik azt.

A hibák nagyságuk, következményük, feltárásuk szempontjából különbözhetnek. A cikkben most a feltárás időpontjára fókuszálva csoportosítottuk a hibákat.

Könyvelés hibás bizonylat alapján

Ha egy bizonylat hibás, akkor az annak alapján történő könyvelés is hibás lesz. Ilyenkor, ha azonnal észlelik a hibát, a bizonylat javításával kell kezdeni a kijavítását (helyesbíteni, sztornózni kell a bizonylatot, vagy esetleg a kapcsolódó szerződést kell módosítani). Ha a bizonylat rendben van, akkor a könyvelést végző személy is tévedhet, ebben az esetben is hibás könyvelési tétel keletkezik.

Ha a tárgyév zárása előtt észlelik a hibát

A számviteli trv. ellenőrzéssel kapcsolatos szabályozásait csak azoknál a hibáknál lehet alkalmazni, amelyeket a lezárt üzleti év után tárnak fel. Ha egy adóellenőrzés vagy a vállalkozás saját önellenőrzése során feltárnak egy hibát, amely a beszámolóval még le nem zárt évre vonatkozik, akkor ezt a könyvelés nyilvántartásaiban kell rögzíteni. Ilyenkor az ellenőrzési számvitel alkalmazására nincs szükség. A hiba feltárásának az adott évi beszámoló elkészítéséig be kell fejeződnie.

A tárgyévi folyamatos könyvelés keretében rendezni kell az ellenőrzések megállapításait, két lépésben: először a helytelen könyvelési tételt kell sztornírozni, majd a helyes tételt rögzíteni. Ha az üzleti évnek már vége, de beszámoló még nem készült, akkor mindkét lépést az üzleti év utolsó napjának dátumával kell a könyvelésbe beállítani.

Fontos, hogy a tévesen könyvelt tételt adóhatásait is rendezni kell!

Beszámolóval lezárt év hibájának javítása

Nemcsak a könyvelést végző ember tévedése miatti hibákat lehet felfedni lezárt évre, de szerződésmódosítás, vagy számviteli bizonylat módosítás miatti könyvelési esemény változás javítása is történhet már lezárt évre vonatkozóan.

A beszámolóval lezárt üzleti évre vonatkozó hibákat a tárgyévi könyvvezetés keretében kell rendezni, nem lehet a már lezárt üzleti év könyvelését újra megnyitni. Tehát nem lehet egy már elkészült beszámolót utólag módosítani. A hibafeltárás dokumentálására épp azért van szükség, hogy el lehessen dönteni, hogy a hiba feltárása befejeződött-e a mérlegkészítés napjáig. A hiba feltárását és a javítást jegyzőkönyvbe kell foglalni.

Ami nem módosítható számviteli ellenőrzés keretében: a számviteli becslési pontatlanságok pl. értékcsökkenés, értékhelyesbítés, céltartalék mérték becslési pontatlanság miatti helyesbítése.

Az adózás szabályozásában jelentősége van annak is, hogy ki tárja fel a hibát: maga a vállalkozás, vagy hatóság. A számviteli hibáknál azonban a számviteli trv. nem tesz különbséget a hiba kezelésében, javításában. Ugyanúgy kell eljárni akkor is, ha a cég maga, vagy ha egy hatóság veszi észre a hibát.