A vállalkozás életében előfordulhat, hogy egy könyvelési bizonylat megsérül, elveszik, és ezt bizony pótolni kell. Nem árt tudni, hogy első lépésként minden – rendkívüli körülmények között- iratot vesztő vállalkozás potenciális adócsaló lesz az adóhatóság szemében.

Mit tegyünk, ha elveszett a könyvelési bizonylat?

A számviteli trv. szerint az elszámolást közvetve/közvetlenül alátámasztó bizonylatokat legalább 8 évig kell olvasható formában, visszakereshető módon megőrizni.

Amennyiben elvesznek a bizonylatok, akkor a cég –a számviteli trv. alapján –  jogsértést követ el.

Az elveszett könyvelési bizonylatokról jegyzőkönyvet kell készíteni, amely a következőket tartalmazza:

  • az elveszett bizonylatok fajtánként
  • azok megnevezése, kelte, sorszáma
  • annak leírása, hogy milyen gazdasági eseményről állították ki a bizonylatot
  • milyen értékű a bizonylat
  • milyen főkönyvi számlán könyvelték a bizonylatot
  • milyen körülmények között vesztek el a bizonylatok
  • milyen feladatokat kell megtenni a cégnek a hiánypótlás érdekében

A jegyzőkönyv mellett az elveszett könyvelési bizonylatokat sürgősen pótolni is kell, a megrongálódott bizonylatokat pedig helyre kell állítani. Ha nem lehetséges a helyreállítás, akkor azokat is pótolni kell. A cég sajátosságaitól függ, hogyan pótolják vagy állítják helyre a bizonylatokat, ezért ezt a módszert az adott cég vezetőségének kell kidolgoznia.

A számlák eltűnését bizonyítani kell.

Előfordulhat, hogy a postázás közben veszik el egy bizonylat, ilyenkor a postára adást ajánlott feladóvevénnyel, tértivevénnyel kell bizonyítani.

A hitelesített számlamásolat mellé csatolni kell a jegyzőkönyvet, hogy a könyvelési bizonylat hiteles másolata váljon az adóösszeget hitelesen igazoló dokumentummá.

Újabb könyvelési bizonylat nyomtatása

Ha számítógéppel kiállított számláról van szó, akkor kézenfekvő megoldás, hogy a számlakibocsátó egy új példányt nyomtat, a másolatra utaló megjegyzéssel. Itt jegyezzük meg, hogy 2010. áprilistól nem kell példányszámozni a számlákat, illetve 2010. szeptembertől nem kell megkülönböztetni a számla eredeti példányát a másolatitól. Adótanácsadó tippünk: nem probléma, ha a számlázó program továbbra is tartalmazza a sorszámozást.

Az elveszett számla érvénytelenítése

Az értékesítő az elveszett számlát érvénytelenítheti is, majd egy új számlát is kiállíthat helyette, amin fel kell tüntetni az eredeti számlára hivatkozást, és a számlakiállítás okát.

Ha ez a megoldás kicsit bonyolult, akkor egy egyszerű művelettel az eladónál maradó másodpéldány egy másolatát, hitelesítéssel ellátva át lehet adni a vevőnek.

Számlatömb elvesztése

Nemcsak a befogadott számlák, hanem a kibocsátott számlák is eltűnhetnek, illetve azok másolati példányai. Számlatömb elvesztésénél a Pénzügyi Közlönyben érdemes közzétenni a számlatömb tulajdonos nevét, székhelyét az elveszett tömb sorszámával együtt. Egy jó megoldás lehet a pótlásra, ha felkeresi a cég a vevőit, és kéri az adott tömbből kiállított számlák másolati példányát.