A könyvelés bizonylatok alapján történik, ezért gondolhatja azt sok cégvezető, hogy amennyiben a cége neve szerepel egy számlán vagy egyéb bizonylaton, akkor a könyvelő feladata, hogy azt rögzítse a vállalkozás könyveibe. Azonban ezt akár meg is tagadhatja, ha olyan tételt talál az adott bizonylaton, amelyről nem valószínűsíthető, hogy a cég tevékenységét szolgálja.

A cégé vagy a tulajdonosé a termék?

A kkv-knál gyakori jelenség, hogy a vállalkozás vezetője és a tulajdonosa egyazon személy, és sokszor olyan bizonylatok jelennek meg a vállalkozásnál, amelyek mögött lévő termék vagy szolgáltatás nem a vállalkozás, hanem a magánszemély szükségleteinek kielégítését szolgálja. Fontos tisztában lenniük a vállalkozások tulajdonosainak azzal, hogy amennyiben a könyvelő elfogadja az ilyen számlák lekönyvelését, az adókockázatot jelent. Ilyen lehet például a vállalkozás tulajdonosa által vásárolt motorcsónak, amelyről a cég nevére kért számlát, ám az sehogyan sem illeszthető össze a gazdasági tevékenységgel.

A vállalkozás eszközei, forrásai

A könyvelés meghatározható úgy is, mint a vállalkozás tulajdonában lévő eszközök és források nyilvántartását és azok változását tartalmazó zárt rendszer. Tehát minden eseményt rögzíteni kell, amely a vállalkozás tulajdonában lévő eszközök, források változását okozza. Nincs is ezzel probléma, bármilyen esemény, amely a már könyvekben meglévő eszközöket, forrásokat érinti, lekönyvelendő.  A bizonytalanság akkor jelentkezik, amikor először találkozik az adott eszközzel, forrással a könyvelő, és el kell dönteni, fel lehet-e venni a könyvekbe.
A kérdés: kapcsolódik-e a vállalkozás tevékenységéhez, vagy sem.

Mit tehet a könyvelő?

A könyvelő egyik megoldása az lehet, ha az ilyen tétel áfáját nem igényli vissza, illetve a költséggel megnöveli a társasági adó alapját. Még azonban ez a megoldás sem tökéletes, mert nem biztosítja a valós bemutatás elvét, ugyanis egy olyan eszközt szerepeltet a könyvelésben, amely nem kapcsolódik a vállalkozás tevékenységéhez, torzítja az eszközoldalt, illetve a kapcsolódó költségek torzítják az eredménykimutatást.

A legjobb megoldás az lenne tehát, ha a könyvelő megtagadná a számla könyvelését. Ebbe az esetben viszont nem kerül be egy olyan bizonylat a könyvelésbe, amely a vállalkozás nevére lett kiállítva. Érdemes ilyenkor inkább a termék, szolgáltatás eladóját megkeresni, és kérni, hogy helyesbítse a számlát, azaz ne a vállalkozás nevére készüljön a számla. Így nem esünk abba a csapdába, hogy egy, a vállalkozás nevére szóló bizonylatot nem veszünk be a könyvelésbe.

Ha nem figyelmeztetné Önt könyvelője…

Ha egy adóhatósági ellenőrzés során kiderül, hogy az adott eszköz, szolgáltatás a tulajdonos egyéni céljait szolgálja, nem a vállalkozásét, akkor adókötelezettséget állapít meg az adóhatóság. A cég nem vonhatja le ugyanis ebben az esetben az áfát illetve nem számolhatja el az összeget, mint a társasági adó alapját csökkentő költséget. Az adókötelezettség mellett szja és járulékfizetési kötelezettség is keletkezik, mindez adóbírsággal és késedelmi pótlékkal megfejelve.

Érdemes könyvelője tanácsát megfogadni, mert ugyan a beszámolót a könyvelő állítja össze, a végső felelősség mégiscsak az ügyvezetőé.