A megőrzési idő, a tárolási mód, a selejtezési rendelkezések fontos információk egy vállalkozás számára. Több jogszabály is foglalkozik a témával, és az elektronikus iratkezelés térnyerése miatt extra figyelem irányul rá.

A bizonylatok megőrzése témájában az egyik leggyakoribb kérdés, hogy MEDDIG kell azokat megőrizni a cég irodájában, irattárában.

Megőrzési idő az Art. szerint

Az Art. alapján a bizonylatokat az adó megállapításához való jog elévüléséig kell megőrizni. A bevallás, bejelentés beadási határideje vagy az adó megfizetésének határideje évének utolsó napjától számított 5. év utolsó napjáig kell megőrizni a dokumentumokat.

Az elévülési idő, a megőrzési idő meghosszabbodhat egyes esetekben, az önellenőrzés joga pedig megszakíthatja az elévülést.

Számviteli trv. rendelkezései

A számviteli trv. alapján az üzleti évről elkészített beszámolót, az üzleti jelentést és minden dokumentumot, amely ezek alátámasztásához szükséges, 8 évig kell megőrizni.

A társadalombiztosítási nyugellátáshoz kapcsolódó megőrzési idő

A Tny., azaz a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló trv. is tartalmaz előírást, az iratok megőrzésére vonatkozó szakaszaiban. A biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő ötödik év végéig meg kell őrizni a Tbj. szerinti nyilvántartásra kötelezett munkáltatónak a biztosított biztosítási jogviszonyával kapcsolatos, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapításakor figyelembe vett keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó iratokat.

Áfa törvény szerinti megőrzési idő

Az áfa trv. alapján a papír alapú okirat papíron is megőrizhető, de a megőrzési kötelezettségnek eleget lehet tenni a papír alapon kiállított okirat elektronikus formában történő megőrzésével.

Az elektronikus okiratok csak elektronikus formában őrizhetők meg. A digitális archiválás szabályait az 1/2018. ITM rendeletben találjuk. A megőrzési kötelezettség lejártáig biztosítani kell az elektronikus dokumentum törlése, megsemmisítése, módosítása, sérülése és jogosulatlan hozzáférése elleni védelmet. A dokumentum értelmezhetőségének, olvashatóságának meg kell maradnia a megőrzési idő végéig.

Azokról a bizonylatokról, amelyeket eredetileg nem elektronikus formában állítottak ki, elektronikus másolatot lehet készíteni, és így is megőrizhetőek. Az Art. alapján a megőrzési kötelezettség az eredeti iratokra vagy azokról készített másolatokra vonatkozik.

Egy dokumentumra több jogszabály

Ha egy konkrét irat megőrzésére több jogszabály alapján többféle megőrzési idő az előírás, akkor a leghosszabbnak kell megfelelni, mert csak így biztosítható, hogy minden megőrzési időt be tudjon tartani a vállalkozás.

Például a de minimis támogatásoknál, a létrejövő beruházásokat alátámasztó bizonylatoknál, aktiválási jegyzőkönyveknél figyelembe kell venni az Art-ot, a számviteli trv-t, és a de minimis támogatásokra vonatkozó megőrzési időt, és a leghosszabbat kell betartani. Itt a leghosszabb a 10 év, amely a de minimis támogatásokra érvényes.

Az iratok kezelésének, megőrzésének szabályain ráadásul „csavar” egyet, ha a társaság átalakul és határon átnyúló egyesülés része lesz, vagy külföldi partnercég végzi a könyvelését.