A bizonylatoknál a megőrzési idő tekintetében mindig a számviteli törvény és az adózás rendjéről szóló törvény az irányadó. Ha a vállalkozás tevékenységére vonatkozó egyéb jogszabályok is meghatároznak valamilyen megőrzési időt, akkor az lehet akár hosszabb is, mint a számviteli törvény által megadott 8 év. A cikkben áttekintjük a megőrzési időre vonatkozó fontosabb előírásokat.

Kivételek a megőrzési idő tekintetében

A kereskedelemről szóló törvényben például azt találjuk, hogy addig meg kell őrizni az adott áru eredetét igazoló eredeti bizonylatokat, az eredeti számlákkal, amíg el nem adja kereskedő az árut.

Szintén kivételt képeznek a könyvelés nyitott tételeihez kapcsolódó bizonylatok, ugyanis azokra is hosszabb megőrzési idő vonatkozhat, mint amit alaphelyzetben előír a számviteli törvény. Ha egy 10 évre szóló lízinghez kapcsolódó számláról, szerződésről van szó, akkor azt a futamidő lejárta előtt nem szabad kidobni.

Számviteli törvény szerinti megőrzési idő

A megőrzési idő a számviteli törvény szerint 8 év. Ez azt jelenti, hogy az adott évről szóló beszámolót, üzleti jelentést, leltárokat, értékeléseket, főkönyvi kivonatokat, naplófőkönyveket, vagy más nyilvántartásokat legalább 8 évig, olvasható formában meg kell őrizni. A 8 év a beszámoló elfogadásától indul (számviteli törvény 169. §.) A könyvviteli elszámolást alátámasztó közvetlen vagy közvetlen bizonylatokat is legalább 8 évig kell megőrizni, úgy, hogy a könyvelési feljegyzések hivatkozásai révén könnyen visszakereshetőek legyenek. Ide tartoznak az analitikák, egyéb részletes nyilvántartások, a főkönyvi számlák.

Szigorú számadású bizonylatok

esetében a megőrzési idő hasonló a többi bizonylatéhoz, és a rontott példányokra is érvényes. Amennyiben a megőrzési időn belül jogutód nélkül megszűnik a cég, akkor is marad a megőrzési időt illetően az előírt kötelezettség.

A digitális archiválás

szabályait figyelembe véve kell az elektronikus formában kiadott bizonylatok megőrzéséről gondoskodni. A megőrzési idő alatt a megőrzés módszerének biztosítania kell a bizonylat adatainak késedelem nélküli előállítását, a folyamatos leolvashatóságát. A megőrzési idő alatt arról is gondoskodni kell, hogy az adatok ne legyenek módosíthatóak.

Ha keletkezésekor nem elektronikusan állították ki a bizonylatot,

akkor is teljesíthetők a megőrzési időre vonatkozó előírások elektronikus úton készített másolatokkal, amennyiben a másolat készítésére választott módszer biztosítja az előző bekezdésben felsorolt előírások teljesíthetőségét.