Egyre többször találkozunk azzal a megoldással, hogy a szállító a vevő számára nyomtatható elektronikus formában küldi a számlát. Alapvetően kétfajta számlát különböztetünk meg: papíralapút és elektronikus úton kibocsátottat.
Az elektronikus számla mikor érvényes?
Az elektronikus számla érvényességéhez elektronikus aláírás szükséges. A papíralapú számla lehet nyomtatványként kitöltött, vagy számítástechnikai eszköz közreműködésével generált és kinyomtatott. Nézzük, mikor találkozunk tényleges elektronikus számlával!
Azt, hogy a nyomtatványboltban vásárolt és kitöltött számla valódi-e, le tudjuk ellenőrizni az adóhatóság honlapján. A másik esetben, azaz ha szoftver segítségével előállított a nyomtatvány, a számlát szintén szigorú számadás alá kell vonni, a programnak kihagyás és ismétlés nélkül kell a sorszámokat biztosítania. A programot fejlesztő, készítő cégnek nyilatkoznia kell arról, hogy a számlázó szoftver az áfatörvényeknek megfelelően működik. Aláírni nem kell a papíralapú számlákat, és ha másolati példányokat is készítünk esetleg, akkor azt sem kell feltüntetni, hogy eredeti vagy másolati példányról van szó, azaz nincs szükség a példánysorszámozásra sem.
A papíralapú számlát mindegy, hogy e-mailben küldjük ezután vagy letöltetjük a vevővel egy weboldalról, az akkor sem számít elektronikus számlának. Ha weboldalról nyomtatott számláról van szó, akkor ügyelni kell arra, hogy ha megtekintéskor épp nincs nyomtatóhoz csatlakoztatva a vevő, akkor legyen rá lehetősége, hogy később is meg tudja az jeleníteni, tehát ne csak egyszer elérhető legyen a számla.
Ha szeretnénk, hogy hamarabb eljusson a vevőhöz a számlánk és így az ellenérték is korábban megérkezhet hozzánk, bátran küldjük el e-mailben a számlát, de ne felejtsük el, hogy ez nem minősül elektronikus számla adásnak, tehát elvileg nyomtatott változatban is el kell juttatnunk hozzá. A vevő adóvisszaigénylést nem érvényesíthet úgy, ha nem áll rendelkezésére az eredeti, nyomtatott számla.
Az elektronikus számlázás egyelőre még a nagyvállalatok körében népszerű, bár sok előnnyel jár. Azonban vannak alapkritériumok amiknek szerepelnie kell az elektronikus számla képén, amelyeket teljesíteni kell, el kell látni elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel, vagy az EDI rendszerben kell létrehozni elektronikus adatként és innen kell továbbítani. Az EDI (Electronic Data Interchange) egy emberi közreműködés nélküli adatcsere-folyamat számítógépek között. Ezen előírások betartásával készült számla tartalma már nem módosítható, tehát egy hagyományos papír-számlával azonos a biztonsági foka.
Ha tehát vevő lenne cége egy gyorsabb, olcsóbb és környezetbarát megoldásra, akkor érdemes utánajárni az ezzel kapcsolatos teendőknek. Ön szerint megéri váltani? Történt már kezdeményezés az Ön vállalkozásában az elektronikus számlázás és egy az elektronikus számla bevezetésére? Várjuk hozzászólásaikat, kérdéseiket.
