A munkavállaló belépésekor a legtöbb munkáltatónál ragaszkodnak ahhoz, hogy lemásolják a dolgozó személyi okmányait: a lakcímkártyát, a személyi igazolványt, a bizonyítványokat. Ennek oka, hogy a későbbiekben alá tudják támasztani azok valóságtartalmát.

Jogszerű adatkezelés-e az okmánymásolás?

Ha jogi kötelezettség írja elő a másolást

A pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló trv. kimondja, hogy egyes szolgáltatóknak azonosítaniuk kell ügyfeleiket. A törvény itt kifejezetten leírja, hogy az ügyfél bemutatott okiratairól másolatot kell készíteni, hogy az előírt ügyfél-átvilágítási kötelezettségnek eleget tudjon tenni a szolgáltató. A felügyeleti tevékenység hatékony ellátása is megkívánja az igazolványok másolását.

Ekkor van egy jogi kötelezettsége a szolgáltatónak, amely jogalapot jelent az okiratok másolásához, mert az általános polgári jogi elszámoltathatóságnál egy komolyabb érdek kerül előrébb.

Ha nincs jogi kötelezettség a másolásra

Amikor nem találunk jogszabályt, amely előírná a dokumentálási kötelezettséget, akkor más jogalapot kellene keresnie a munkáltatónak a másolásra. Ha mást nem talál, akkor az adatkezelő jogos érdekét hozhatja fel.

A jogos érdeknél érdekmérlegelési tesztet kell végezni, és ennek keretében bizonyítani szükséges, hogy elkerülhetetlen az adatkezelés, és ez a munkavállaló jogainak korlátozásával arányos lépést jelent. Bizonyítani kell, hogy nincs a jogokat kevésbé korlátozó más megoldási lehetőség, és a munkáltató jogai nem élveznek elsőbbséget a munkavállaló jogainak korlátozásával szemben.

A hazai állásfoglalás

A magyarországi felügyeleti szerv azonban az iratok másolását általában készletező adatkezelésnek tekinti. Véleménye szerint a másolat nem bizonyító erejű, vagyis annak jogszerű célja sem lehet. A másolatok készítése ráadásul igazgatási érdekeket is sérthet, mert a törvény kimondja, hogy az adatkezelők nem tárolhatnak igazolványmásolatokat senkiről.

A másolatokon olyan adatok is találhatóak, amelyek minden bizonnyal nem szükségesek az adatkezeléshez, ez pedig ellentétben áll a célhoz kötött adatkezelés elvével (ilyen adat például a fénykép).

Milyen megoldás lehetséges a munkavállaló iratainak másolása helyett?

A hazai felügyeleti szerv véleménye szerint a munkáltatónak ki kell írnia az okiratokból azon adatokat, amelyekre szüksége van. Tehát a megtekintés és ellenőrzés jogával élhet. Nem hivatkozhat azonban a tévedések elkerülésére vagy az esetleges jogsértések megelőzésére a fénymásolatok készítésekor.

A munkaügy olyan okiratokat tárolhat csak, amelyekre jogszerűen lehetősége van. Ilyen a munkaszerződés, a foglalkozásegészségügyi alkalmasság igazolására szolgáló dokumentum, vagy például a munkavállaló teljesítményértékelései.