Sok vállalkozás alkalmaz elektronikus beléptető rendszert, így a kézzel töltött helyett egyszerűen előáll az online jelenléti ív. A munkáltató döntése, hogy működése szempontjából melyik módszer egyszerűbb, de törekedni kell arra, hogy amit alkalmaz, az pontos információkat nyújtson.
A jelenléti ív kötelező tartalma
Az Mt. alapján a munkáltató köteles naprakészen vezetni a
- teljesített rendes és rendkívüli munkaidőt,
- a készenlét kezdő és befejező időpontját,
- a szabadság tartamát.
Amennyiben a munkavállaló maga jogosult meghatározni a munkaideje beosztását, nem kell nyilvántartania rendes és rendkívüli munkaidőt. A távmunkát végző, vagy a kötetlen munkarendben dolgozó személy is ebbe a csoportba tartozik.
A törvény a nyilvántartás formájáról nem rendelkezik.
Jelenléti ív követelményei
A jelenléti ívnek, legyen papíros vagy online, a következőknek kell eleget tennie:
- ellenőrizhető legyen a dolgozó és a hatóság számára
- hiteles legyen
- teljes és valós legyen, minden szükséges adatot tartalmazzon, minden dolgozó esetében tartalmazza a munkaidő és a pihenőidő kezdetét, végét
- legyen megtalálható a munkavégzés helyén – ha a körülmények ezt lehetővé teszik.
Praktikus, ha a kitöltés, jóváhagyás után a bérszámfejtés számára átadható, hasznosítható információkat tartalmaz
Naprakész és visszakereshető
Fontos, hogy hitelesen visszakereshetőek legyenek a munkavégzéshez kapcsolódó időadatok. Az adminisztrációs terhet csökkentheti, ha a rendes, illetve rendkívüli munkaidőt is tartalmazó írásbeli beosztást a dolgozó hó végén igazolja, és abban feltünteti a változásokat. A változások feltüntetésének természetesen naprakésznek kell lennie, az adott napon rá kell vezetniük a dolgozóknak minden változást. Tartalmaznia kell olyan változtatásokat is, mint például a dolgozó kérése szerinti műszakcserét, vagy az engedélyezett távollét megállapodáson alapuló ledolgozását.
Van-e aláírási kötelezettsége a dolgozónak?
A dolgozó aláírásának jelentősége, hogy ezzel igazolja a munkáltató, hogy a dolgozó látta a nyilvántartást és volt lehetősége észrevételt tenni, kifogást emelni. A törvény azonban nem írja elő az aláírási kötelezettséget.
Szabadság kiadáa
A szabadság kiadását a munkáltatónak kell nyilvántartania. A munkáltató rendelkezésére bocsátott 7 munkanapot ajánlott külön vezetni, hogy egy esetleges ellenőrzés során látható legyen, hogy szabályszerűen adták ki a szabadságot.
Jelenlét ív utólagos kitöltése
Lehetőleg kerüljük az utólagos kitöltést, mert a jelenléti ívnek naprakésznek kell lennie, és az utólagos kitöltéssel megszegné a munkáltató a jogszabályi előírásokat.
A jelenléti ív vezetése során elkövethető hibákról itt írtunk.
A beléptető rendszerek által előállítható nyilvántartásokról pedig itt talál egy korábbi cikket.
