A szabályzatok – köztük a pénzkezelési szabályzat is- segítik a vállalat irányítását végző személyek munkáját, ezért nem érdemes ezeket felesleges nyűgként kezelni. A pénzkezelési szabályzat a pénzeszközök kezeléséről, a pénzmozgások szabályozásáról, a pénzkezelési bizonylatokról és nyilvántartási rendjükről szóló kimutatás. A szabályzat minden cégnél egyedi, a cég adottságaihoz, körülményeihez igazodva kell elkészíteni.

Miről szól a pénzkezelési szabályzat?

A Számviteli törvény leírja, hogy melyek a minimális tartalmi elemei a pénzkezelési szabályzat kézikönyvnek, valamint figyelembe kell venni még a pénzforgalomhoz kapcsolódó egyéb jogszabályi előírásokat.

A folyamatok szabályozása során a készpénzkímélő fizetési módokra kell koncentrálni, és mindenképp le kell írni, hogyan biztosítják a pénztár és egyéb értékek védelmét, valamint a pénzkészlettel kapcsolatban álló munkatársak védelmét.

Kinek kell készítenie?

Minden gazdálkodónak el kell készítenie a pénzkezelési szabályzatot, különben adóbírságot kell fizetnie egy ellenőrzés esetén. A pénzügyi átvilágítás választ adhat minden vállalkozónak, rendben van-e a pénzkezelési szabályzata és annak megfelelő-e a napi működés.

Ha eltérnek a napi működés során a pénzkezelési szabályzat szerint előírtaktól, akkor akár fél millió forint is lehet a bírság, magánszemély adózóknál pedig 200 ezer forint.

A szabályzatot a készítésének dátuma mellett szignóznia kell a felelős személynek, és hatályba kell azt léptetni. A változásokról 90 napon belül kell írásos anyagot készíteni. Szükséges egy felelős kinevezése, akinek a feladata megismertetni az előírásokat a többi munkavállalóval.

Minimális tartalmi követelmények

Mindenképp le kell írni, hogyan bonyolítják a pénzforgalmat a vállalkozásnál, készpénzben ill. a bankszámlá(ko)n, valamint le kell írni, melyek a felelősségi területek a pénzkezeléssel kapcsolatban. Be kell mutatni, hogyan történjenek a készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közti mozgások. Rendelkezni kell arról, milyen jogcímek esetén milyen eljárási rend szerint kell működni. Írásba kell foglalni a napi készpénzállomány maximális záró összegét, és rögzíteni kell, hogyan és milyen gyakorisággal ellenőrzik a készpénzállományt. A bizonylatolási rend és a nyilvántartási szabályzat is része a pénzkezelési szabályzatnak, valamint a pénzszállítás menetének leírása is.

Egyéb szabályozásra javasolt területek

A kötelező elemeken kívül a pénzkezelési szabályzatban érdemes még rögzíteni:

  • a bankszámla-nyitási folyamatot,
  • az alkalmazható fizetési módokat
  • a pénztár védelmét, nyitva tartását
  • az utalványozók személyi körét
  • milyen módon történik a pénzszállítás, a munkabér kifizetése, a valutapénztár és az értékpapírok kezelése
  • a bizonylatok nyilvántartási rendjét.