Egyre több vállalkozás vezetője ismeri fel, hogy komoly megtakarítás érhető el a számla kiállításának új módszerével, az online számlázással. Sok adózó mégis fél az új lehetőségtől – mint általában minden újdonságtól – ezért a cikkben szeretnénk összefoglalni azokat a fontosabb szabályokat, amelyek sokszor a félreértések és a félelmek alapját jelenthetik.
Az adóhatóság hozzáállása
A NAV a tapasztalatok szerint inkább pozitívan értékeli azt, ha egy adózó fejlett bizonylatolási rendszer kiépítésére törekszik. Aki áfát akar csalni, az általában nem a számla formai hibája miatt csúszik el, mert az áfacsalók méginkább törekszenek arra, hogy a számla kiállítása formai szabályainak eleget tegyenek. A bizonylatolási formától függetlenül, akár papíralapú, akár elektronikus számlával is egyformán esélyes, hogy visszaélni kívánjon vele a vállalkozó, és ezzel a revizorok is tisztában vannak. Így nem várható az, hogy a NAV negatív diszkriminációt alkalmazna az online számlázót használó adózók ellenőrzésekor.
A program
A számla kiállítására szolgáló programról egy rendelet, a 23/2014 NGM rendelet szól. Fontos, hogy a program lehetővé tegye a folyamatos sorszámozást. A programot be kell jelenteni az adóhatóságnak, a használatbavétel napját követő 30 napon belül.
Dokumentáció
Ha számlázóprogram használatát fontolgatja, akkor mindenképp vegye figyelembe, hogy az értékesítőnek felhasználói dokumentációt kell adnia, illetve pontosan meg kell adnia a program nevét, azonosítóját. A dokumentációban benne kell lennie egy olyan részletes leírásnak, amely minden funkciót ismertet, és nem lehet olyan funkciója a programnak, amely nem szerepel a leírásban.
A dokumentáció megőrzési határideje: amíg a kiállított számlákban áthárított adó megállapításához való jog el nem évül.
Papíralapú vagy elektronikus számla
Egy online számlázó alkalmas arra is, hogy kiállítson vele papíralapú és elektronikus számlákat is, egy sorszámtartományon belül. Nincs szükség arra, hogy külön programmal állítson ki elektronikus és külön programmal papíralapú számlát. A NAV elfogad olyan megoldást is, hogy a program vagy nyomtatja a kiállított számlát vagy elektronikus adatállományként bocsátja ki, a felhasználó utolsó gombnyomásának eredményeként.
Megőrzés
A papíralapú és az elektronikus számlákat is úgy kell megőrizni, hogy azok eredetének hitelességét, adattartalmuk sértetlenségét és olvashatóságát biztosítsuk.
Minden számla esetében biztosítani kell az ügylet és a bizonylat közti megbízható ellenőrzési nyomvonalat, kivéve, ha EDI rendszerben, vagy minősített elektronikus aláírással készült a számla.
A papíralapú számlák is megőrizhetőek elektronikus adatállomány formájában, ha a megőrzés a digitális archiválás szabályait tartalmazó 114/2007. GKM rendeletnek megfelel.
