Sokszor előfordul, hogy bosszankodunk a másik fél számlázás során ejtett hibái miatt.  Vagy nem jó az összeg, vagy a termék nincs jól feltüntetve, esetleg az áfakulcs hibás, vagy egyáltalán meg sem rendeltük az adott szolgáltatást. Néhány tipikus eset felsorolásával szeretnénk felhívni a figyelmet a leggyakoribb hibákra.

Ne dobja ki a hibás számlát!

A számlát kiállító fél minden bizonnyal le is fogja könyvelni a bevételt és be fogja fizetni az áfáját. Tehát ha Önnek nem felel meg a számla, semmiképp ne dobja ki, hanem értesítse a számlázást végző felet. Ő ugyanis nem tudhatja, hogy Ön nem fogadta be a számlát. Ráadásul ha utólag kell fizetnie, akkor minden bizonnyal felszólítást kaphat majd, később pedig elindíthatják akár a felszámolási eljárást is. Minden hiba kijavítható, törekedni kell a kommunikációra.

Számlázás – áfakulcs helytelen feltüntetése

Számlázáskor tipikus hiba, hogy áfakulcsként a 21,26 % helyett 27 %-ot tüntetnek fel, amikor az áfa tartalmat kell megjelölni. Egyszerűsített számlákon a fizetendő bruttó összeget kell feltüntetni, és alatta az áfatartalmat.

Ilyenkor azt kell megadni, hogy a bruttó értéknek hány százaléka az áfa, ami egy egyszerű osztással kiszámolható: 27/127 = 0,2126, azaz 21,26%.

Ilyenkor a számlát befogadó könyvelés nem tud jót tenni, mert

  • vagy levonja a feltüntetett 27%-ot, és akkor több adót von le, mint amit a kibocsátó befizetett
  • vagy a 21,26%-ot vonja le, de nincs ezt alátámasztó bizonylata.

Ilyekor egy adóellenőrzés során adóhiányt fognak megállapítani, hisz a számlázás során kiállított és az adólevonáshoz felhasznált egyszerűsített számla adóigazgatásra alkalmatlan bizonylat. Az adóhiány miatt késedelmi pótlékot is ki fognak róni.

Tehát mindenképp fel kell venni a kapcsolatot a számlázást végző féllel, két lehetőség közül választva:

  • visszaküldeni a számlát
  • befogadni a számlát és kérni egy helyesbítést.

Ilyenkor addig ne teljesítse a számla kifizetését, amíg nem javítja a hibát a másik fél.

Ha elírták a nevét, címét

Ha rosszul tüntették fel a cég nevét vagy címét, akkor egy kísérő levéllel szintén vissza kell küldeni a számlázást végző fél részére a számlát, ugyanis ilyenkor nincs joga a számlát befogadó félnek levonnia az áfát, hiszen nem pontosan ő szerepel azon. Lehet, hogy nincs is olyan cég, amelyet felírtak, és „jóhiszeműen” mindenki tudhatja, hogy róla van szó, de az adóhatóság nem a jóhiszeműség szerint működik.

Gépi számlán kézi javítás

Soha ne fogadjon el olyan számlát, amely számítógépi számlázással készült és kézi javítás található rajta. A számítógépes számlázással készített számlát vagy egy

  • számlával egy tekintet alá eső okirattal vagy
  • az eredeti számla stornójával és új számla kiállításával

lehet korrigálni.