A téves útiköltség elszámolás következménye, hogy a kifizetett összeget adóköteles jövedelemnek minősíti a NAV az adóellenőrzés során. A jövedelem a magánszemély azon bevétele, amivel szemben nem áll igazolt költség. Költségnek pedig a bevételszerző tevékenységgel közvetlenül összefüggő, igazolt kiadás minősül.  Ezért fontos, hogy a kifizetett útiköltségre ne legyen rábizonyítható, hogy az a magánszemély személyes vagy családi szükségletei érdekében merült fel.

Útiköltség elszámolás szabályai

Ahhoz, hogy az elszámolt költségeknél szabályszerűen járjunk el, a következőkre kell tekintettel lenni:

  • minden kiadás csak egy alkalommal vehető figyelembe
  • a bevétel megszerzése vagy a tevékenység folytatás érdekében a naptári évben felmerült kiadást lehet elszámolni
  • ténylegesen kifizetett kiadásnak kell lennie
  • szabályszerűen igazolni kell a felmerülést és a kifizetést
  • a költségelszámolási szabályokban meghatározott módon és mértékben lehet érvényesíteni a kiadásokat

Mire figyeljünk az útiköltség elszámolások készítésekor?

Érdemes figyelni a fogyasztási normára, ugyanis az adóhatóság ellenőrzi, hogy adott lökettérfogat esetén benzin vagy gázolajüzemű fogyasztásnál mi a hivatalos norma. Nem tanácsos egyik alkalommal 8 litert, majd egy másik alkalommal 15 litert elszámolni egyazon járműre, azonos útviszonyok között.

A kezdő és záró kilométeróra-állás feltüntetése ne maradjon el az útnyilvántartásokban az útiköltség elszámolás során.

Az adóhatóság ellenőrzései során akadt olyan esemény, hogy az útiköltség elszámolásban feltüntetett összeget a könyvelés ugyan átjavította az adóhatóság által közzétett üzemanyagár és a fogyasztási norma szorzatára, de mégis a korábbi, helytelen összeg került kifizetésre.

A leggyakoribb buktató, hogy nem a valós kilométereket tüntetik fel az elszámolásokban. Ez még feltűnőbb, ha két város közti távolságot egyszer 50 km-nek, másszor 70 km-nek számolnak el. Természetesen mivel az adott városon belül is közlekedhet az utas, némi eltérés elfogadható, de ennek a valóságot tükröznie kell. Természetesen a valós kilométer távolságnak az adóhatóság is könnyen utána tud járni a térképszoftverek segítségével.

A következetesség sok esetben hiányzik az útiköltség elszámolásokból. Ha például egy adott napon a dolgozó továbbképzésre utazik a fővárosba a személygépkocsival, akkor a képzés költségelszámolásának összhangban kell lennie az útnyilvántartással (dátum, helyszín). A NAV kikérheti a továbbképzések teljesítésére vonatkozó igazolásokat és összevetheti az úti-elszámolásokkal.

Ha az utazás célja egy üzleti partner felkeresése, akkor érdemes feltüntetni az üzleti partner nevét is az útiköltség elszámolásban, nemcsak az utazás célját, így nem keltheti fel a NAV gyanakvását, az út valós célját illetően.